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​Individualisierbares Informationsportal

Individualisierbares Informationsportal An der Fachhochschule Düsseldorf ist in den letzten Jahren ein ­integriertes Lern- und Informationsportal für Lehrkräfte, Mitarbeiter und Studenten entstanden, das eine Lernplattform mit den ­Möglichkeiten des Microsoft Sharepoint Portal Servers verbindet.

Die Arbeit mit »alex« gehört zur Routine für die Studentinnen und Studenten an der FH Düsseldorf.
Der Informationsfluss an einer Universität ist nicht selten sehr langsam und mühsam für alle Beteiligten. Studenten suchen an Schwarzen Brettern nach Informationen über das Lehrangebot, müssen in langen Schlangen anstehen, um sich für Veranstaltungen oder Prüfungen anzumelden, und sitzen stundenlang an den Terminals der Bibliotheken, um Fachliteratur zu finden. Auch die Lehrkräfte benötigen häufig viel Zeit, um ihren Studenten wichtige Informationen wie zum Beispiel Terminänderungen mitzuteilen.

E-Learning: Langfristige Strategie an der Fachhochschule Düsseldorf ist das heute ganz anders. Bereits vor sieben Jahren ist Michael Marmann, Professor für E-Learning, Multimedia und Datenbanksysteme am Fachbereich Medien, in seiner Funktion als »Rektoratsbeauftragter für E-Learning« daran gegangen, diese Zustände zu ändern und die Informationsflüsse mit Hilfe einer geeigneten Intranetlösung und den Möglichkeiten des Internets zu vereinfachen. Das dafür nötige Know-how fand sich zu einem großen Teil im eigenen Hause. Unter der Leitung von Marmann begann die FH im Jahr 2000 damit, ­eine langfristige E-Learning-Strategie auf der Basis eines Lernmanagement-Systems zu entwickeln. Ein Name für das Projekt war auch schnell ge­fun­den: »alex«, die Kurzform für »active learning & knowledge exchange«. Bei dem Lernmanagement-System handelt es sich um eine Software-Plattform der Firma SumTotal Systems. Diese wird weltweit in Unternehmen, Behörden und anderen Organisationen für die Verbreitung von Kursen und Lernmateriali­en übers Internet eingesetzt. An der Fachhochschule Düsseldorf wurde das System nur minimal an den dortigen Bedarf angepasst. Seitdem dient es den Studenten campusweit als E-Learning-Lösung und unterstützt sie bei der Vorbereitung und Ergänzung der Veranstaltungen in ihren Fachbereichen.

Erweiterung zum ­Informationsportal damit war »alex« aber noch nicht komplett. »Wir haben mit der Zeit festgestellt, dass wir mehr brauchen als eine reine Lernplattform«, erklärt Michael Marmann. Das Lernmanagementsystem sollte um weitere Applikationen zu einem Informationsportal erweitert und an die jeweiligen Bedürfnisse der einzelnen Fachbereiche angepasst werden. So entwickelte der E-Learning-Spezialist in studentischen Projekten auf der Basis von Diplomarbeiten – zunächst mit Open-Source-Technologien – nach und nach ein integriertes Portal, das über wichtige Zusatzfunktionen wie individuelle Downloadbereiche, Newsticker, Linklisten und Ankündigungen verfügte. Im Jahr 2004 testeten Projektteams am Fachbereich Medien die Microsoft Sharepoint-Technik auf ihre Nutzbarkeit zur Ergänzung der Lernplattformfunktionen. Zunächst wurden speziell die sogenannten Windows Sharepoint Services (WSS) einer ausführlichen Prüfung unterzogen. Aufgrund der hohen Akzeptanz der Sharepoint-Technik bei Studierenden und Dozenten wurde entschieden, ein Projekt zu starten, um die beiden komplexen Softwaresysteme SumTotal LMS und Microsoft Sharepoint Portal Server 2003 (SPS) auf unterschiedlichen Ebenen zu integrieren. »Es gibt inzwischen Anbieter von Lernmanagement-Systemen, die diese Idee aufgegriffen haben«, konstatiert Marmann. »Diese integrieren ihr System direkt in Sharepoint. Wir lassen dagegen die beiden Techniken weitgehend autonom arbeiten, schaffen aber spezifische Schnittstellen für das Zusammenspiel zwischen den Systemen.« Die Umsetzung dieses Projekts erfolgte parallel zum laufenden Betrieb der bestehenden Plattform, die bis zum Abschluss für alle Anwender weiterhin nutzbar blieb. Zunächst wurde für alle Systeme das Design des Microsoft Sharepoint Portal Servers 2003 und der Windows Share­point Services an das des Lernmanagement-Systems angepasst und eine einheitliche Benutzeroberfläche entwickelt. Weiterhin wurde ein gemeinsames Anmeldeverfahren realisiert und eine kombinierte Suche für Lernmanagement-System und Sharepoint Portal Server eingerichtet. Und schließlich mussten die Daten aus der Datenbank des Lernmanagement-Systems in die Sharepoint Webparts, darunter zum Beispiel Personendaten und Stundenpläne, integriert werden.
Workspace-Projekte mit »alex«.

Unterstützung der Projektarbeit zum Jahreswechsel konnte die FH Düsseldorf ihr zentrales Lern- und Informationsportal »alex« in der heutigen Form in Betrieb nehmen. Die Komplettlösung enthält neben dem E-Learning-System von SumTotal eine funktionale Informationsplattform auf der Basis des Sharepoint Portal-Servers. Diese umfasst unter anderem persönliche Seiten der Dozenten mit Downloadbereich, Linklisten und Ankündigungen. Die Informationsplattform unterstützt darüber hinaus durch den Einsatz der Sharepoint Services auch das kooperative Arbeiten in Projektteams. »Speziell dieser letzte Punkt war uns sehr wichtig, da in einigen Fachbereichen der FH Düsseldorf die Projektarbeit einen hohen Stellenwert im Studium hat«, so Marmann. Heute können die Professoren zu Beginn jedes neuen Semesters auf der Basis der Sharepoint Services mit wenigen Mausklicks ihre eigenen Projektarbeitsbereiche einrichten. Sie können diese Arbeitsbereiche individuell gestalten und pflegen. Für das Projektmanagement stehen zusätzlich spezielle Vorlagen und Webparts zur Verfügung, die unter anderem auch die automatische Generierung von Projektplänen erlauben. Den Professoren eröffnet das neue Portal zum Beispiel die Möglichkeit, in einem offenen Bereich Unterlagen einzustellen und diese ihren Studenten zum Herunterladen freizugeben.

Einfache Bedienung, ­individuelle Pflege zum Studienbeginn gibt es für die Studenten eine Einführung in die Lern- und Informationsplattform. In der Regel reicht diese Schulung aus, mühelos mit dem Portal umzugehen. Die jeweiligen Startseiten können sich die Studierenden sogar individuell gestalten. Es genügt ein einziges Benutzerkonto, um alle Services des Portals nutzen zu können. Von den Dozenten erhalten die Studenten Rechte, um auf bestimmte Bereiche des Portals zuzugreifen, die eingestellten Projektseiten einzusehen und auch selbst Informationen in die Bereiche einzustellen. Die in das Lernmanagement-System integrierte Suchfunktion wurde mit dem Sharepoint-Server zu einer kombinierten Suche erweitert. Einer der größten Vorteile von »alex« ist laut Marmann die dezentrale und damit individuelle Pflege. Nicht nur die Professoren und Dozenten, sondern auch die Prüfungsämter und Dekanate können über das Portal Ankündigungen und Termine veröffentlichen. Technische Kenntnisse sind hierfür kaum notwendig. Seitens der Studentenschaft geht die Nutzung inzwischen sogar weit über die eigentlichen Aufgaben hinaus. So dient »alex« zum Beispiel der FH-eigenen Big Band zur Planung ihrer Proben und Auftrittstermine. »Unser Ziel war es, den Studierenden alle für das Studium relevanten Informationen und Kommunikationsmöglichkeiten zentral zur Verfügung zu stellen, und genau das haben wir auch erreicht«, fasst Marmann zusammen. Das Portal vereinige Lernen, Informieren und Projektarbeit unter einem Dach. Und nicht zuletzt diene es auch der Vorbereitung auf Arbeits- und Lernprozesse nach dem Studium.